Les 5 astuces pour réussir la logistique de son événement

logistique evenmentiel

L’organisation logistique de son événement, d’un salon professionnel à un festival en passant par un concert est quelque chose de primordial : les entreprises y consacrent un budget conséquent et c’est l’image de marque de l’entreprise qui est en jeu.

La logistique et l’organisation sont deux domaines complémentaires et inséparables. Pour réussir l’organisation de votre événement, il s’agit de le préparer plusieurs semaines voire plusieurs mois en amont. Vous allez passer par l’anticipation, étape de stockage des matériaux

Afin d’assurer à coup sûr la réussite de son event, il faut aussi et surtout faire preuve de rigueur et d’un sens de l’anticipation particulièrement aiguisé. Pour vous éviter une montée de sueur la veille de votre événement à venir, Delaplace.pro vous présente 4 astuces du domaine de la logistique événementielle pour que ce dernier soit un véritable succès !

salon evenement

Comment réussir la logistique de son événement ? 

Cartographier l’ensemble des matériaux à stocker/manipuler.

Quels sont les éléments pour lesquels vous auriez besoin de stockage ?

  • Cloisons (pour un salon professionnel, par exemple)
  • Estrades
  • Scène
  • Mange-debouts
  • Ecrans géants
  • Eléments de décor
  • Tables et chaises
  • Revêtement de sol, mural, …
  • Outils et machines de montage de l’événement

Anticiper les services logistiques nécessaires.

Avez-vous pensé à anticiper, planifier et programmer les différents services logistiques que vous pourriez avoir besoin en amont, pendant ou en aval de votre événement ? Il est important de le faire pour la demande de devis et éviter les coûts cachés.

  • Stockage tampon
  • Crossdock
  • Approvisionnement des matériaux à la demande sur le lieu de l’événement
  • Transport
  • Palettisation
  • Réception amont
  • Préparation de commande

Intégrer la logistique à l’organisation

…de votre événement est primordial ! Le focus est souvent porté sur le jour J et le bon déroulement de l’événement face au public. Anticiper et intégrer la logistique de votre événement au sein de l’organisation globale de celui-ci est un point essentiel dans la réussite de votre event. En effet, cela permettra d’optimiser le temps de montage de votre événement (arrivée des matériaux au bon moment face à la bonne personne), de réduire les coûts et imprévus liés à la casse et au vol des matériaux stockés sur place ou dans des endroits peu sécurisés et de gagner en temps et en réactivité.

Il existe aujourd’hui une pluralité d’outils pensés et réfléchis pour vous aider à travailler de manière collaborative et optimiser au maximum votre temps de travail et ce gratuitement.

1. Google Apps for work : un large panel d’outils sont à votre disposition pour communiquer et vous organiser de manière collaborative sur la plateforme.

2. Slack : C’est l’application la plus utilisée au sein des start ups française. Avec son système de groupe, la plateforme privilégie elle aussi le travail collaboratif. 

3. Il existe aussi un large panel d’autres outils et logiciels qui favorisent le travail collaboratif sans inonder les boîtes mail tout en vous faisant gagner du temps tels que Asana ou encore Azendoo

4. Pour la partie logistique pure : renseignez votre besoin logistique (stockage avec ou sans services logistiques associés) sur www.delaplace.pro et accédez sous 72h à plusieurs propositions parfaitement adaptées à votre besoin. Accédez aux meilleurs emplacements, aux meilleurs prix.

Le choix du prestataire logistique : 

Cet aspect est essentiel à votre organisation, et le choix de votre prestataire/partenaire logistique va influencer sur la bonne organisation de celui-ci. La logistique est un métier, et l’on ne connaît pas forcément toutes les astuces à bien prendre en compte pour anticiper correctement cet aspect. Voici les différents critères à prendre en compte pour bien choisir votre solution logistique :

  • Proximité avec le lieu de l’événement : impactera le coût du transport et le temps de livraison des matériaux
  • Vérifier les accès du lieu de l’événement et de l’entrepôt : disposent-il de quai de chargement/déchargement ? Les portes d’accès aux locaux sont ils adaptés à la taille de vos matériaux ? Pour les objets hors norme comme des décors de scène ou autre, soyez vigilants sur ce point.
  • Les dispositifs de sécurité : le prestataire dispose-t’il au sein de son lieu de stockage de RIA (robinet d’incendie armée), alarmes incendies, gardiennage, système de vidéosurveillance, sprinklers ? Passer par un professionnel pour externaliser la logistique de votre événement, permet notamment de combler la perte financière liée à la casse et au vol des matériaux stockés. Ainsi, assurez-vous que le partenaire logistique choisi permet de correctement faire face à ces enjeux de sécurisation de vos matériels de valeur.
  • Accessibilité du lieu : aurez-vous l’accès libre à l’entrepôt ? Existe-t’il des horaires d’accès ? Devez-vous être accompagnés par un membre du personnel ? Disposerez-vous d’une clé pour accéder librement ? Anticiper ces questions vous permettra d’éviter de vous retrouver en attente de vos produits sans pouvoir y accéder de suite.
  • Le prix. Le tarif constitue le nerf de la guerre. Ainsi, vérifiez que les tarifs proposés par le prestataire de service correspondent aux prix du marché. En passant par Delaplace.pro vous vous assurez d’avoir jusqu’à 3 offres de partenaires différents vous permettant de comparer les prix et d’avoir la garantie de nos experts de proposer des tarifs au prix du marché. Nous négocions pour vous ! 🙂

Les modalités de votre contrat : 

Tâcher de lire le contrat dans les petites lignes et prenez soin de vérifier toutes les informations. En effet, n’oubliez pas de vous soucier par exemple des conditions d’accès du lieu que vous louer (est-il accessible la nuit/ ou 24h/24), n’oubliez pas non plus de vous renseigner sur l’assurance concernant notamment la valeur des produits à stocker.  Soyez curieux, appelez le propriétaire et allez vous rendre directement sur les lieux pour la visite. Profitez-en aussi pour poser toutes les questions de fond : Quelles sont les modalités d’annulation ? L’assurance est-elle prise en charge dans le tarif ? Un parking est-il mis à disposition ? La ville est-elle embouteillée ? Tout un tas de remarques que vous devez impérativement vous poser en amont pour vous éviter une petite frayeur à quelques jours du tant attendu.

Vous avez maintenant de toutes les cartes en main pour que votre événement fasse un tabac et pourrez atteindre à coup sûr votre cible ! 

Témoignage client : 

“Étant de la région d’Occitanie, je devais organiser un événement sur Lille. Devant être présent plusieurs jours avant sur les lieux, je devais stocker mon matériel. Je me suis rendu sur la plateforme Delaplace.pro. En quelques jours seulement, l’équipe m’a envoyé 3 offres dont 2 correspondaient exactement à ma demande. »

Obtenir 3 devis logistiques

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