Innovation

Comment gérer le déménagement de vos bureaux ?

4 septembre 2017

Arrive un moment dans une entreprise où la structure n’est plus adaptée au volume d’employés ou à l’activité exercée. Manque de place, personnel entassé et salles surchargées nuisent gravement à la productivité. Ne serait-il pas temps de planifier votre déménagement ? Cette allitération terminée, voyons comment organiser et gérer le déménagement de vos bureaux. Rangement, tri, transfert, communication, voici comment assurer un déménagement professionnel du début à la fin.

6 mois avant

Commencez par faire un audit des vos futurs locaux. Évaluez l’espace en termes de place et de mobilier, mais aussi de déplacement et de connectique. Commencez un cahier des charges afin de ne rien oublier. Pendant la visite de vos futurs bureaux, emportez une liste des collaborateurs et des postes à placer afin de prévoir une salle et un bureau pour chacun. Dans la foulée, posez votre préavis de départ. Selon les articles L145-4 et L145-9 du code de commerce et la jurisprudence, la rupture de tout bail commercial de neuf ans doit être effectué dans un délai de 6 mois avant l’échéance.

3 mois avant

Contactez les interlocuteurs concernés pour la fourniture d’énergie, la ligne téléphonique et la connexion Internet. Il faudra demander le transfert de votre ligne fixe mais surtout (avant ça) l’ouverture du compteur d’électricité à votre future adresse.

Faites une estimation du mobilier à transporter et demander des devis professionnels pour le transfert. Plusieurs têtes valent mieux qu’une : élisez un responsable de déménagement par pôle ou équipe. Cette personne sera chargée de veiller au bon déroulement des opérations de transfert pour les employé(e)s dont elle a la charge. Cela inclut le rangement et le transfert, mais aussi (et surtout) la communication.

Si de petits travaux sont nécessaires dans vos futurs locaux (peinture, pose de moquette, etc) contactez les prestataires concernés.

1 mois avant

C’est le moment de commencer à faire du tri. Plutôt que d’utiliser des marqueurs indélébiles pour les cartons, mettez en place un système d’étiquetage, comme un code couleur. Il servira d’indications pour leur futur emplacement mais aussi de priorité de transfert.

Mettez des cartons à disposition de vos collaborateurs et accordez-leur le temps nécessaire pour trier leurs documents et objets personnels et tout ranger et nettoyer.

N’oubliez de prévenir les organismes chargés de l’assurance et de la sécurité du personnel :

  • assurance maladie,
  • URSSAF,
  • caisse de retraite,
  • le centre des impôts,
  • la Trésorerie municipale.

10 jours avant

Faites l’inventaire de votre mobilier et de vos données importantes à déménager. Le transfert du parc informatique est le plus délicat. Il peut être pris en charge par une entreprise spécialisée qui se chargera du rangement, de l’installation et de sauvegarde et protection des données pendant la période transitoire.

Expliquez en détail le déroulement du déménagement à l’ensemble du personnel et mettez à leur disposition une fiche mentionnant toutes les informations nécessaires : adresse, parking environnant, transport en commun, numéro de téléphone, codes interphone, étage, etc.

Contactez une entreprise de nettoyage professionnelle pour le ménage de vos futurs anciens bureaux, afin de ne laisser aucune trace derrière vous en partant.

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